Azam tahun Baru

Shahabudeen Jalil

Di akhir tahun seperti ini tentu anda mula menenangkan pemikiran anda dengan mengingati kembali tugas serta pencapaian anda sepanjang tahun ini. Namun jika anda berfikir secara mendalam, sebenarnya banyak lagi perkara yang kita tangguhkan berbanding apa yang kita capai.

Kita terpaksa akui, kadang-kala kita lalai dari fokus utama kita. Malah kita suka untuk lalai. Kita lebih suka lepak berbanding menyiapkan kertas kerja, lebih minat berehat di rumah berbanding ke pejabat, lebih suka berjumpa kawan berbanding pelanggan. Ada pula yang menghabiskan berjam-jam di inbox menunggu email seperti menunggu posman atau menghabiskan masa membaca status facebook rakan-rakan.

Berikut adalah 7 tips untuk menjadi lebih produktif:

1. Memecahkan Perkara Yang Ingin Dicapai Kepada Tugasan-tugasan Kecil

Jika anda ingin membuat website syarikat, anda kemudiannya menulis ayat "Bina Website Syarikat" di atas dinding tidak akan menjadikan website anda itu siap. Sebaliknya anda seharuskan memecahkan objektif itu tadi kepada tugasan-tugasan kecil seperti merangka kandungan website, mengiklankan tugasan membuat website, menyiapkan logo syarikat, mengambil gambar-gambar menarik untuk dimuatkan dalam website dan sebagainya. Dengan adanya tugasan-tugasan kecil ini, objektif yang ingin dicapai akan kelihatan lebih mudah dan mampu dicapai.

2. Hentikan Membuat Beberapa Kerja Dalam Satu Masa (Multi-tasking)

Ramai orang berbangga bahawa mereka mampu untuk 'multi-tasking' atau membuat beberapa kerja dalam satu masa. Namun anda sepatutnya menghentikan perkara ini. Apabila anda membuat beberapa kerja dalam satu masa, nilai IQ anda akan turun 15 mata bagi lelaki dan 5 mata bagi perempuan (lelaki adalah 3 kali lebih teruk dalam multitasking berbanding wanita). Jadi kerja yang dibuat adalah kurang berkualiti.

3. Buang atau Halang Perkara Yang Boleh Melalaikan

Apabila hendak menghabiskan sesuatu tugas, cuba tutup perkara lain yang boleh melalaikan. Contohnya, apabila anda sedang menyediakan 'sebut harga' kepada pelanggan anda, anda tidak seharusnya online di facebook pada masa yang saya. Kerja yang asalnya boleh disiapkan dalam 15 minit akan memakan masa 1 jam hasil dari perkara yang melalaikan. Cuba buat sepenuhnya satu kerja pada satu masa. Jika perlu tutup telefon dan television pada waktu anda sedang menghabiskan kerja.

4. Memeriksa dan membalas email

Elakkan melihat email setiap 5 minit. Sediakan masa 3 kali sehari untuk membaca dan membalas email.

5. Gunakan telefon

Email tidak seharusnya digunakan untuk berkomunikasi secara santai. Ia akan memakan masa yang lama. Anda boleh dengan mudah menelefon dan menghabiskan kerja yang sepatutnya ditanya dalam 5-10 email dalam masa 3 minit di telefon. Orang yang bercakap dengan anda juga, tidak ada pilihan untuk tidak menjawab soalan yang ditanya dengan terperinci.

6. Bekerja dengan Agenda dan Jadual tersendiri.

Jika anda ingat sewaktu di sekolah dahulu, semua kita mempunyai jadual. Jika tidak ada jadual, tidak mungkin cikgu mampu menghabiskan silibus setahun pengajaran tersebut. Samalah seperti dalam hidup kita kini, kita seharusnya mempunyai jadual ringkas untuk kita tidak rugikan masa. Jangan biarkan anda dalam keadaan tidak tahu apa yang hendak dibuat. Rancang hari anda sehari atau seminggu sebelum itu. 

7. Bekerja dalam fasa 1-1.5 jam

Jika anda bekerja, pastikan anda mengambil rehat 10 minit setiap sejam atau sejam setengah. Otak memerlukan rehat sedikit. Anda tentu pernah mengalami pengalaman berada dalam bilik mesyuarat lebih dari 1.5 jam. Anda akan merasa sangat letih. Anda akan menjadi tidak produktif jika tidak mempunyai rehat. Jadi pastikan anda mempunyai 10 minit untuk pergi berjalan-jalan, minum kopi atau melihat pemandangan. Dengan adanya rehat ini, otak anda akan kembali bersedia untuk bekerja lebih keras.